Virtual Front Desk, une startup qui vise à améliorer l’efficacité tout en gardant l’interaction humaine au centre de l’expérience du client, est votre réponse. Qu’il s’agisse d’événements, de réceptions, ou de répondre à des appels de service, cette nouvelle solution d’accueil à distance peut être un outil utile à votre organisation pour améliorer le service à la clientèle.

En substance, Virtual Front Desk est une application pour le service à la clientèle à distance. Avec une tablette ou un ordinateur à écran tactile, les entreprises — telles que les hôtels, les OTC ou les sites événementiels — peuvent offrir un service d’accueil entièrement fonctionnel. Il s’agit d’un service qui s’intègre bien aux activités des établissements d’hébergement (tels que les hôtels ou les auberges), il offre également une option intéressante pour diverses autres situations : espaces de réunion à distance, espaces événementiels et centres d’information touristique. Plus qu’un simple appel vidéo, Virtual Front Desk peut recueillir les signatures des clients et prendre leur photo, de même que se synchroniser avec les portails de paiement. C’est le couteau suisse de la réception à distance.

Virtual Front Desk été lancé dans le cadre d’un projet pilote en collaboration avec l’entreprise Germain Hôtels, avec le soutien du ministère du Tourisme et la coordination de l’incubateur MT Lab. Le guichet virtuel a été déployé à l’Hôtel Le Germain Montréal il y a quelques semaines.

Soit dit en passant, c’est aussi un outil qui arrive à point nommé en période de pandémie, où la limitation des interactions humaines pourrait être une priorité pour les employés et les clients.

Alors qu’en est-il de l’industrie de la location court terme et de vacances? Si les réceptions valent l’investissement pour les hôteliers, ne devrait-il pas en être de même pour les hôtes de type Airbnb? Après tout, ils offrent eux aussi une expérience d’hospitalité.

Eh bien, la réponse est oui, mais il y a deux obstacles majeurs sur le chemin: le manque d’espace physique pour une réception et le coût en ressources humaines pour l’opérer.

L’hôtel moyen a entre 35 et 150 chambres situées dans le même bâtiment tandis que la plupart des opérateurs de location court terme ou de vacances n’ont qu’une ou quelques dizaines de portes réparties sur plusieurs adresses. Cela rend physiquement impossible pour eux d’avoir une réception pour chaque porte et ne ferait aucun sens financièrement.

Mais grâce aux nouvelles technologies rendant possible l’impossible, ces obstacles sont désormais levés avec l’arrivée de ce que nous appelons: des réceptions vidéo ou virtuelles.

En installant un simple ordinateur à écran tactile sur un comptoir ou une tablette sur un mur dans l’entrée ou le couloir d’un immeuble, vous éliminez le besoin d’une zone de réception. Par appel vidéo, vous pouvez faire presque autant que si vous étiez debout derrière une réception.

Accueillir les invités en face à face, prendre des pièces d’identité, signer des documents, accepter des paiements, fournir des codes de porte ou encoder des cartes RFID peuvent se faire à distance, ouvrant ainsi tout un monde de possibilités.

En ce qui concerne les réceptionnistes sur place, une réception vidéo peut être assurée de n’importe où dans le monde. Il supprime le besoin de payer quelqu’un pour attendre physiquement à une adresse donnée et permet des services centralisés. Ce qui à son tour, facilite la formation et la gestion des ressources humaines.

Une réception virtuelle réduit également la fraude et améliore la sécurité en vérifiant les identifiants, mais surtout, elle permet aux hôtes de fournir un service clé qu’ils n’étaient pas en mesure d’offrir auparavant. Il s’agit d’un nouvel avantage concurrentiel pour ceux qui souhaitent professionnaliser leurs opérations et doit être pris en compte.