Virtual Front Desk propose des options innovantes pour le service à la clientèle

Les professionnels de l’événementiel connaissent l’importance d’une bonne première impression. Et le tout premier contact avec chaque participant est une occasion d’influencer les perceptions ; cette première impression donne le ton pour la façon dont l’expérience se déroulera en toute probabilité.

Que ce soit à l’hôtel ou sur le lieu d’un événement, l’idéal est d’avoir une personne disponible à la réception. Une réceptionniste ou un préposé à l’accueil peut offrir des services véritablement personnalisés après avoir « décodé » un client et compris ses besoins. Mais il n’est pas toujours possible d’avoir un service d’accueil 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Et même si vous avez une réceptionniste en tout temps, il se peut qu’un soutien supplémentaire soit nécessaire à l’occasion, surtout si plusieurs clients se présentent au même moment.

Quand un humain n’est pas disponible…
Virtual Front Desk, une startup qui vise à améliorer l’efficacité tout en gardant l’interaction humaine au centre de l’expérience du client, est votre réponse. Qu’il s’agisse d’événements, de réceptions, ou de répondre à des appels de service, cette nouvelle solution d’accueil à distance peut être un outil utile à votre organisation pour améliorer le service à la clientèle.

En substance, Virtual Front Desk est une application pour le service à la clientèle à distance. Avec une tablette ou un ordinateur à écran tactile, les entreprises — telles que les hôtels, les OTC ou les sites événementiels — peuvent offrir un service d’accueil entièrement fonctionnel. Il s’agit d’un service qui s’intègre bien aux activités des établissements d’hébergement (tels que les hôtels ou les auberges), il offre également une option intéressante pour diverses autres situations : espaces de réunion à distance, espaces événementiels et centres d’information touristique. Plus qu’un simple appel vidéo, Virtual Front Desk peut recueillir les signatures des clients et prendre leur photo, de même que se synchroniser avec les portails de paiement. C’est le couteau suisse de la réception à distance.

Fabriqué à Montréal, prêt à conquérir le monde
Virtual Front Desk été lancé dans le cadre d’un projet pilote en collaboration avec l’entreprise Germain Hôtels, avec le soutien du ministère du Tourisme et la coordination de l’incubateur MT Lab. Le guichet virtuel a été déployé à l’Hôtel Le Germain Montréal il y a quelques semaines.

Soit dit en passant, c’est aussi un outil qui arrive à point nommé en période de pandémie, où la limitation des interactions humaines pourrait être une priorité pour les employés et les clients.

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Rendre l’impossible possible: Une réception pour la location court terme et de vacances!

Réception d’hôtel
Presque tous les hôteliers placent la réception au centre de leur expérience de service client, et à juste titre. Outre la sécurité évidente et la protection contre la fraude, c’est un investissement qui vaut la peine d’être réalisé pour de nombreuses bonnes raisons.

Lors de la réservation, les clients n’achètent pas seulement une chambre, mais une expérience globale. Nous aimons les interactions humaines et la plupart des clients apprécient le processus d’accueil face à face lors de l’enregistrement.

Les clients apprécient non seulement un lit confortable pour dormir la nuit, mais également l’attention et les services supplémentaires qui viennent avec. Après tout, pour la plupart des clients, une nuit à l’hôtel est un plaisir, une expérience qui les sort de l’ordinaire et de leur routine quotidienne.

En voyageant dans des villes ou des pays étrangers, les clients ont généralement de nombreuses questions à leur arrivée à l’hôtel et le personnel de la réception est souvent leur premier point de contact, c’est un endroit naturel pour obtenir des informations supplémentaires sur leur séjour.

Nous voyons une tendance vers les stations d’enregistrements automatisées, elles deviennent de plus en plus populaires et pratiques pour un pourcentage de la clientèle comme les voyageurs d’affaires et les habitués. Cependant, nous ne devons pas supposer que c’est la norme. La plupart des clients apprécient toujours et attendent le service client qui accompagne le prix payé pour la chambre.

Les hôteliers du monde entier reconnaissent cette valeur pour leur marque, la satisfaction de leur clientèle conduit ultimement à leur fidélité.

Hotel
Réceptions pour location court terme et de vacances
Alors qu’en est-il de l’industrie de la location court terme et de vacances? Si les réceptions valent l’investissement pour les hôteliers, ne devrait-il pas en être de même pour les hôtes de type Airbnb? Après tout, ils offrent eux aussi une expérience d’hospitalité.

Eh bien, la réponse est oui, mais il y a deux obstacles majeurs sur le chemin: le manque d’espace physique pour une réception et le coût en ressources humaines pour l’opérer.

L’hôtel moyen a entre 35 et 150 chambres situées dans le même bâtiment tandis que la plupart des opérateurs de location court terme ou de vacances n’ont qu’une ou quelques dizaines de portes réparties sur plusieurs adresses. Cela rend physiquement impossible pour eux d’avoir une réception pour chaque porte et ne ferait aucun sens financièrement.

Mais grâce aux nouvelles technologies rendant possible l’impossible, ces obstacles sont désormais levés avec l’arrivée de ce que nous appelons: des réceptions vidéo ou virtuelles.

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Comment ça fonctionne
En installant un simple ordinateur à écran tactile sur un comptoir ou une tablette sur un mur dans l’entrée ou le couloir d’un immeuble, vous éliminez le besoin d’une zone de réception. Par appel vidéo, vous pouvez faire presque autant que si vous étiez debout derrière une réception.

Accueillir les invités en face à face, prendre des pièces d’identité, signer des documents, accepter des paiements, fournir des codes de porte ou encoder des cartes RFID peuvent se faire à distance, ouvrant ainsi tout un monde de possibilités.

En ce qui concerne les réceptionnistes sur place, une réception vidéo peut être assurée de n’importe où dans le monde. Il supprime le besoin de payer quelqu’un pour attendre physiquement à une adresse donnée et permet des services centralisés. Ce qui à son tour, facilite la formation et la gestion des ressources humaines.

Une réception virtuelle réduit également la fraude et améliore la sécurité en vérifiant les identifiants, mais surtout, elle permet aux hôtes de fournir un service clé qu’ils n’étaient pas en mesure d’offrir auparavant. Il s’agit d’un nouvel avantage concurrentiel pour ceux qui souhaitent professionnaliser leurs opérations et doit être pris en compte.

Vacation Rental
Imaginez louer votre prochain Airbnb sachant que les hôtes disposent d’une telle technologie d’enregistrement et de service pour vous accueillir, n’est-ce pas un avantage? Nous pensons certainement que oui, les réceptions virtuelles ou vidéo font partie intégrante de l’avenir de la location court terme et de vacances.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont une réception virtuelle pourrait révolutionner votre service client et vos opérations, essayez virtual front desk gratuitement!

 

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